FUNCIONAMIENTO DE UNA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

Para comprender el funcionamiento de una organización empresarial, hay que enfocarlo desde el punto de vista del funcionamiento de un sistema. Pero qué es un sistema. Un sistema puede definirse como un conjunto de partes coordinadas que interactúan para alcanzar un conjunto de objetivos. Todo sistema tiene cuatro elementos, a saber: Su corriente de entrada, su proceso de conversión o transformación, corrientes de salida y, como elemento de control, la comunicación de retroalimentación.

la empresa sistema abierto

La organización empresarial es un sistema abierto: importa elementos del medio (personas, equipos, capital, etc.), y los somete a un proceso de transformación para convertirlos en bienes o servicios, que exporta al medio. Además, las organizaciones se componen de muchas partes, o sea, de subsistemas interdependientes y a su vez están limitadas por su ambiente externo o suprasistema.

Como la empresa es un sistema abierto, por lo tanto debe cumplir ciertas funciones para poder sobrevivir y desarrollarse. La existencia de estas funciones determina la viabilidad del sistema. Katz y Khan desarrollaron un modelo funcional de los sistemas abiertos. Ellos distinguen cinco funciones que debe cumplir todo sistema viable. Estas cinco funciones o subsistemas fundamentales son las siguientes

  1. subsistema de producción
  2. subsistema de apoyo
  3. subsistema de mantenimiento
  4. subsistema de adaptación y, finalmente
  5. subsistema de dirección

Veamos el primer subsistema: el subsistema de producción.  Este subsistema se ocupa fundamentalmente de desarrollar y llevar a cabo el proceso de transformación que caracteriza el sistema abierto. Es decir, es aquel que se encarga de convertir o transformar las corrientes de entrada (materiales, equipos, personas, etc.) en lo que será la corriente de salida particular del sistema (su producto, bien o servicio principal). En otras palabras, equivale a la planta, al taller, al quirófano, a la sala de clases, etc.

El segundo subsistema es el subsistema de Apoyo. Los subsistemas de apoyo (porque son varios) cumplen la función de apoyar al subsistema de producción para que pueda llevar a cabo el proceso de transformación. Básicamente, podemos distinguir tres Subsistemas de apoyo: aquellos encargados de las importaciones de las corrientes de entrada. Aquellos encargados de las exportaciones de las corrientes de salida. Y aquellos encargados del reconocimiento o la “legalización del sistema en el medio o entorno.

Aquellas que  se encargan de la importación de todos los recursos que necesita el sistema tales como materias primas, equipos herramientas, informaciones, recursos humanos, dinero, etc. En una empresa, estas funciones son ejecutadas por los departamentos de compras, recursos humanos, finanzas, etc. Dentro del subsistema de apoyo, también tenemos las unidades de venta, encargadas de sacar los bienes o servicios del subsistema de producción y entregadas al medio, a su mercado. La organización adquiere, con esta operación, la energía necesaria (recursos financieros, por ejemplo) para llevar a cabo las transacciones de importación de las corrientes de salida.

Los  siguientes componentes del subsistema de apoyo tienen como función la creación de imagen de la organización, por sus contribuciones al medio o sus influencias sobre otros subsistemas. Esta función de relaciones públicas la cumple normalmente la alta dirección de la empresa.

El tercer subsistema es el subsistema de Mantenimiento. Las funciones de este subsistema son, básicamente, el mantenimiento de la estabilidad interna y la capacidad para predecir la conducta de la organización. En general, este subsistema es el encargado de lograr que las partes del sistema permanezcan dentro del sistema.

Aquí se pueden distinguir dos subsistemas de mantenimiento:

  1. el mantenimiento de los recursos humanos
  2. el mantenimiento de las instalaciones y recursos físicos de la empresa.

El cuarto subsistema o función que debe cumplir un subsistema para sobrevivir es el de adaptación. Esta función significa que la empresa debe reaccionar con habilidad y flexibilidad para resolver problemas ante las demandas cambiantes del medio.

Si observamos el medio o entorno que rodea a las empresas podremos concluir, sin dificultad, que su principal característica, hoy día, es el cambio. El cambio es un elemento vital para la supervivencia del sistema, ya que en un medio de cambios rápidos, los peligros de la obsolescencia son altos. Aquí encontramos el área de marketing

Por ultimo tenemos el subsistema de Dirección. Este subsistema es el encargado de coordinar las actividades de cada uno de los restantes subsistemas y tomar decisiones en los momentos en que se hace necesaria una elección.

Cada subsistema, como sistema, tiende a alcanzar su objetivo principal, dejando los otros relegados a un segundo plano. Como los objetivos de los subsistemas resultan ser contradictorios entre sí parece evidente el hecho de que se desarrollen situaciones conflictivas, que incluso pueden poner en peligro la viabilidad de la organización. Aquí podemos ubicar a la gerencia general.

Escrito por felipellenque

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