AUDITORÍA PARA UNA GESTIÓN SISTÉMICA

Plantilla blog - Auditoria sistematicaAuditoría es un conjunto de actividades interrelacionadas como un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener datos que respaldan la existencia o veracidad de algo para evaluarlo de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen las políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia de comparación. La presente trata de la auditoría a partir de un enfoque sistémico de la gestión y su papel dentro de los procesos de mejora, la eliminación de despilfarros, la incorporación de buenas prácticas y el uso de las nuevas tecnologías en la organización.

Es evidente que la falta de control en los procesos genera desperdicios, reclamos, falta de eficiencia, eficacia y satisfacción llegando a generar problemas de reputación a la organización. La falta de acciones de planificación del control y de la prevención es común por la poca importancia que se le da al control y/o por la escasa dispersión dentro de la organización. No es raro que se profundice sobre lo que salió mal para evitar su repetición dejando de lado la prevención; se requiere que, en caso de salir algo mal, se deba arribar a la causa raíz para no quedarse en la superficie sino llegar a las causas que condujeron al sistema a generar tales sesgos.

Otro aspecto a considerar dentro de las auditorías es percibirlas eminentemente como un nivel de presión, con acciones de inspección mostrando sesgos y donde lo fundamental es establecer lo mal que actúa el auditado, calificando su conducta como si se tratara de una situación policial y no como una posibilidad de orientación para la superación de tales sesgos de ejecución, que permita mejorar el funcionamiento de los procesos y como corolario, el de la organización. Tal estilo de trabajo se aprecia por lo general en organizaciones de corte tradicional, donde las actividades no se organizan como un sistema de gestión, dando como consecuencia que tampoco el control configura un sistema de gestión formando parte del sistema de gestión de la organización. El propósito del sistema de gestión del control es salvaguardar no solo el buen funcionamiento de la organización sino el logro de los resultados propuestos en todos los procesos y su mejora. Los gerentes que consideran a la organización como un agrupación de sistemas interconectados son los que comprenden realmente el funcionamiento de la organización.

La falta de control por deficiencia de los controles internos o de su actuación sistémica es factor de sobrevivencia de la organización ya que la falta de aplicación de buenos controles puede dar lugar a malos manejos y graves errores en materia de gestión, ello se aplica a los activos físicos, derechos y obligaciones y aspectos contables y financieros como es en la auditoría tradicional; también para la satisfacción del cliente interno y externo, el capital intelectual, la calidad de los bienes y servicios ofertados por la organización así como los intangibles como la marca y la reputación. En este sentido la visión de la auditoria dirigida hacia la mejora hará uso de instrumentos y herramientas a efecto de lograr la mejora en la organización como un todo.

La auditoría tradicional se ha concentrado en el campo administrativo, contable y financiero pero se hace necesaria en otras áreas debido al crecimiento de la organización, tanto en extensión geográfica, volumen o complejidad, como apoyo a la alta dirección en el control directo de las operaciones; soporte sin el cual la gerencia realmente actuaría a ciegas por su incapacidad de mantener contacto permanente con la gerencia intermedia, la gerencia de línea e incluso con el personal de la organización. De allí la importancia que cobra la auditoría interna con una visión sistémica, así como una actuación autónoma. El propósito de la auditoría es ayudar a la alta dirección proporcionando análisis, evaluaciones, recomendaciones y opiniones sobre los diversos aspectos de la organización en los aspectos económicos y de supervisión que realicen los gerentes para el buen funcionamiento del control en la organización de acuerdo a las políticas, requisitos del cliente y los legales y reglamentarios, las buenas prácticas determinadas por la organización así como la seguridad, calidad y mejora de los bienes y servicios ofertados. La buena actuación de la auditoría requiere planes estratégicos y operativos, organización de la autoridad y la responsabilidad así como descripción de los procesos, registros contables e instructivos de trabajo; al igual que personal debidamente capacitado en los procesos de la organización.

La visión de la auditoría, como proceso de gestión con enfoque sistémico, implica la vigencia en la organización de un sistema integrado de información por lo que las auditorías deberán contar con el apoyo de un módulo de auditoría que facilite las actividades de evaluación. Desde esta óptica no solo comprenden los controles tradicionales sino el cumplimiento de los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios incluyendo las políticas, directrices y el conocimiento generalmente aceptado en la gestión por procesos; incluidos los que se relacionan con la oferta de bienes o servicios, la verificación de la existencia de indicadores y la forma cómo se llevan correctamente los mismos. Por otro lado, el enfoque será de orientación o guía para la mejora contribuyendo a la eliminación de desperdicios o despilfarros.

Se recomienda el trabajo en equipo como una forma de mejorar los procedimientos de revisión a fin de mejorar la calidad de los hallazgos e informes; sin embargo, el mejor uso de las capacidades y experiencias dependerá de la complejidad de los casos a tratar, asimismo, del uso de las herramientas de gestión aplicadas a la calidad.

No podríamos dejar de lado en el presente análisis en primer lugar a la alta dirección que debe creer en el control y en las actividades de auditoría como soporte de su gestión; mal podríamos pensar en un enfoque sistémico si el liderazgo de la organización deja de lado el control o lo asume solo como algo formalmente necesario sin identificarse con su rol de vigilancia en cuanto la verificación del alcance de los resultados y de la estrategia para lograrlos. En segundo lugar, está el rol que le compete al auditado de cuya actitud dependerá la calidad de la auditoría como algo constructivo para la organización en cuanto a la mejora de los procesos y de los resultados que de este se espera. Vencer la barrera natural a la revisión por parte del auditado es fundamental; de otra manera solo se cumplirá la mejora por mera fórmula y no como parte fundamental de la organización para que se obtengan resultados en términos de eficacia, eficiencia, satisfacción, reputación, ética y control.

Auditor y auditados competentes, con un amplio compromiso sustentado en el conocimiento de sus procesos con apoyo digital, es lo que se requiere para que la auditoría se convierta en la herramienta fundamental para el control y el aseguramiento de que toda la organización va en el camino correcto y hacia el éxito.

Escrito por Julio Dominguez G.

Julio Dominguez G.

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