EL CEREBRO ORGANIZACIONAL

BlogUno de los principios de la gestión de calidad que puede ser utilizado por la gerencia, con el fin de guiarla hacia una mejora del desempeño, es el enfoque de sistemas para la gestión; el cual consiste en identificar, entender y gestionar los procesos como un sistema, lo que contribuye a la eficacia y eficiencia de una organización en el logro de sus objetivos.

Como es conocido cualquier actividad o conjunto de actividades, que utiliza recursos para transformar elementos de entrada en resultados, puede considerarse como un proceso, con la característica fundamental de que los procesos transitan a través de toda la organización sin considerar funciones agrupadas en unidades operativas, que siguen un esquema departamental funcional. Los procesos son orientados por instrumentos de planeamiento que parten del propósito que se convierte en algo así como el alma de la organización o lo que le da sentido a la misma; esto va más allá de los procesos ya que el propósito se orienta a motivar y movilizar a las personas de la organización, de tal manera que den lo mejor de ellas colaborando y comprometiéndose, haciendo que los procesos tengan un sentido superior; el propósito ayuda a generar un ambiente de unión y confianza, lo que contribuye a superar los desafíos de cambio al relacionarlo con el porqué de ser de la organización. El propósito de la organización se extrae de la finalidad, principios, objetivos y valores documentados de la organización. Por otro lado, el propósito de la organización debe tener en cuenta el contexto a fin de anticipar los problemas a los que se enfrenta; para ello, al igual que el cuerpo humano que tiene un cerebro, esta necesita mecanismos que contribuyan a hacer la diferencia y la ordene. La estrategia nos indica, el ¿qué? y el ¿cómo?; vinculada al pensamiento estratégico, implica un diálogo continuo sobre ello y no una sola vez al año. La estrategia requiere tener conciencia del entorno o contexto considerando las circunstancias cambiantes de la realidad, es necesario tener continuamente respuestas a la mano, así como la participación de todas las partes interesadas en el desarrollo de las soluciones ensayando nuevas estrategias que sean fáciles de comunicar, entender y seguir.

Considerando las dimensiones esenciales, la naturaleza y el diseño de estrategias formales consideran que las más efectivas contienen tres elementos: objetivos y metas más importantes que se deban alcanzar; políticas más significativas que orientan y motivan la acción; y los principales programas que deberán lograr las metas definidas dentro de límites establecidos por la visión y misión.

La definición de políticas de desarrollo en la organización es esencial para el buen funcionamiento, en tanto alinea y marca las “reglas del juego” para el mejor desempeño de sus miembros, además sirve de base para implementar sistemas de gestión al definir criterios y marcos de actuación que orientan la gestión en todos los niveles y aspectos específicos; son de carácter organizacional porque marcan las líneas generales de gestión; se complementan con las políticas de cada uno de los sistemas de gestión que se van identificando, así como la de los procesos y programas.

Las políticas se refieren a decisiones o cursos de acción respecto al cambio de un nivel de desarrollo vigente, como conjunto de directrices documentadas que regulan los sistemas de gestión identificados como prioritarios y la cultura organizacional sobre la base de los requisitos legales, reglamentarios y los requisitos del cliente establecidos; expresan la naturaleza y la filosofía de la organización. Se traducen en una breve declaración de los principios de gestión que se compromete a cumplir la gerencia sentando las bases para la elaboración de los instrumentos de planeamiento. Asimismo, las políticas deben ser socializadas con todas las partes interesadas e implementadas.

En una gestión con enfoque sistémico, que tiende a operar con un sistema integrado de gestión, las estrategias se formulan teniendo en cuenta los macro procesos o factores identificados que marcan la orientación de la organización.

En tal sentido, las políticas se convierten en pautas de comportamiento de obligatorio cumplimiento, cuyo propósito es reducir la incertidumbre y canalizar los esfuerzos hacia la realización de los objetivos organizacionales.

Si bien es cierto las políticas apuntan al largo plazo de la gestión, no pueden actuar como camisa de fuerza. Cuando las organizaciones limitan el pensamiento estratégico a la planificación de mediano a corto plazo, representado por los planes estratégicos y operativos respectivamente, la estrategia se convierte en un uso rígido de los recursos en lugar de repensar la estrategia cuando se presentan cambios imprevistos; esto es peligroso sobre todo en la organización que opera en entornos inestables. Otra limitación es pensar que el diseño y la implementación de las políticas van por cuerdas separadas en una secuencia rígida. Por el contrario, estas dos fases deben estar alineadas de manera continua ya que la implementación provee de información que será utilizada para reformular la estrategia; esta es una justificación más para que el pensamiento estratégico sea un proceso continuo. Esto sucede con las oportunidades cuando se sabe que lo son y que se deben aprovechar; ello se convierte en el qué, pero no se tiene ni idea del cómo. Una forma es resolverlo con políticas del escritorio de una manera burocrática y otra mediante el ensayo error que requiere pensar y repensar, es decir, experimentando y poniendo a prueba varias alternativas y activando un proceso de aprendizaje. En este sentido, el pensamiento estratégico es una cuestión de largo plazo que sigue un determinado camino que requiere la habilidad para reaccionar en el corto plazo, tanto como perseverarlo en el largo plazo.

Las políticas tienen el propósito de proporcionar estabilidad y proveer un conjunto de pautas a la organización para dar por hechas ciertas cosas; considerando a su vez que el entorno induce al cambio permanente, sea del mercado, las regulaciones, la tecnología y así; en razón de ello, las políticas de desarrollo de la organización deben ser evaluadas y reevaluadas de manera constante. Por ello su fuerza radica, además de ser simples, claras y duraderas, en su capacidad para promover la iniciativa de las personas involucradas, enfrentar el cambio con buen pie y redistribuir los recursos para atender las oportunidades. En este sentido, la gerencia estará abocada no solo en hacer bien las cosas, sino también concentrarse en aprender cómo hacer cosas nuevas.

Tales cosas nuevas deben considerar un elemento básico poco atendido: la sorpresa. Es decir, que las políticas deben ser “cocinadas” de tal forma de aprovechar la rapidez para encarar las oportunidades, el sigilo y la inteligencia para implementarla en momentos oportunos, a desprevenidos y desprovistos adversarios; implementada con una correcta sincronización, la sorpresa puede alcanzar un éxito fuera de toda proporción en cuanto a recursos utilizados y puede cambiar de manera decisiva posiciones estratégicas respecto a los adversarios.

Escrito por Julio Dominguez G.

Julio Dominguez G.

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