EL FACTOR TIEMPO EN LAS ORGANIZACIONES

Plantilla blog - Pastillas Gerenciales La gestión del tiempo es un factor estratégico importante en la gestión de las organizaciones. El factor tiempo ha tomado relevancia ya que históricamente las innovaciones que dan lugar a la diferenciación no tardan en ser conocidas por todos, y dejan de ser algo que pueda ser explotado ventajosamente dado que incluso los secretos militares no pueden ser guardados indefinidamente; esto obliga a mirar otros factores como el adecuado uso del tiempo como velocidad de respuesta, además del costo y la calidad.

Una organización que se centra en la rapidez de oferta de servicios y productos dejando atrás a sus lentos competidores. Es así, que las organizaciones pueden utilizar el tiempo como arma secreta para superar a la competencia; sirven para dar impulso a otras diferencias innovativas que implementen como estrategias para mejorar su capacidad competitiva; la idea es dar al cliente el máximo valor con el mínimo costo y en el mínimo de tiempo; es decir, utilizar la ventaja de una mayor capacidad de respuesta. Las organizaciones que priorizan dicha estrategia, llevan la gestión y compiten de manera diferente asumiendo el tiempo como filosofía o razón de ser; un elemento estratégico y determinante para la gestión. Se incorpora al espíritu de toda acción con rapidez de respuesta hacia los clientes internos y externos haciéndolos más dependientes de ella, enfocándose hacia los segmentos de clientes más atractivos y creciendo con mayor rapidez y con mayores beneficios que los competidores. Se trata de centrarse en la flexibilidad y la rapidez de respuesta para crecer a mayor velocidad y obtener mayores beneficios que sus competidores.

Para convertirse en una organización con mayor capacidad de respuesta se requiere, en primer lugar, prestar atención y mejorar la entrega de valor de forma flexible y rápida, y, en segundo lugar, prestar atención a las causas de los retrasos originados por limitaciones en los procedimientos, problemas de calidad por repetición de operaciones, rechazos por falta de coherencia en la estructura organizativa.

En algunos casos, el enfoque hacia una economía de escalas hace perder de vista la máxima rapidez en la producción y en otros casos, una estructura funcional se orienta más a la eficacia que a los resultados. Por otro lado, el efecto en los clientes es un valor a considerar porque afectan la economía de los mismos; una mayor rapidez crea una dependencia en los clientes aumentado la participación en el mercado de la organización.

Los gerentes deben mantener la visión en la mejora de la rapidez de respuesta en la organización, esta no es fácil de ser delegada y requiere atención para eliminar progresivamente rigideces y retrasos en todos los procesos. Es necesario implantar el uso del tiempo como razón de ser y mantener el ritmo de las mejoras y ventajas que la acompañan sobre la base de implementar una organización con tiempo rápido de respuesta para servir a los clientes adelantándose a la competencia, y como consecuencia, crecer rentablemente.

En el aspecto organizativo significa eliminación de niveles gerenciales y del tamaño de las unidades operativas, para acercar la organización, lo más posible, a los clientes y la gerencia, a los colaboradores. Esto genera mayor autonomía y acerca el nivel de decisión al cliente, proporcionándole mayores niveles de observación, orientación, decisión y acción para la toma de decisiones en el momento oportuno. La rapidez del mundo actual, con nuevos materiales y nuevas tecnologías, exige este esquema en el que se aceleran las decisiones por los gerentes de todos los niveles. Provocando que la toma de decisiones llegue a niveles más bajos de la organización y tomen las decisiones no estratégicas en forma continua sin retrasos. De esta forma, se supera la constante revisión formal en los estratos superiores y la necesidad que se tomen decisiones rutinarias en los niveles superiores.

Llegar al momento de la acción en un enfoque de rapidez requiere la aplicación de una concepción sistémica donde cada pieza de la organización esté debidamente engranada a las demás y haciendo las cosas bien, ajustando los tiempos en cada operación, sin perderlo en pasos innecesarios o en operaciones desequilibradas. Los trabajos centralizados con departamentos separados aminoran la velocidad de transmisión de la información y por ende de las decisiones.

El tiempo y la calidad son conceptos compatibles ya que la aplicación de una mejor capacidad de respuesta contribuye a identificar cuáles son sus problemas de calidad, pues la ineficacia de los procesos se traduce en pérdida de tiempo; la  mayoría de los problemas de calidad en los procesos se traduce en tiempo perdido; repuestos que no se pueden emplear, información deficiente, visitas sin resultados y así; las organizaciones que utilizan el factor tiempo lo consiguen obteniendo calidad en sus procesos; de allí que calidad y rapidez lleguen al unísono. Existen aspectos comunes en las organizaciones en los que aplica la calidad y la rapidez, así tenemos por ejemplo que: consideran a la organización como un sistema integrado por programas y procesos; miden sus procesos como parte de la mejora; se enfocan en la satisfacción del cliente y llevan la autonomía a los niveles gerenciales más bajos.

En resumen, la aplicación del factor tiempo en las organizaciones es una estrategia que requiere pasar de un enfoque funcional o tradicional de la organización a un enfoque por procesos a través de reingeniería; la mayoría de las organizaciones en la actualidad vienen asumiendo un enfoque sistémico.

 DATOS BIBLIOGRAFICOS

Stern, C.y Stalk, J. (2002) Ideas sobre estrategias.  La competencia basada en el factor tiempo. España: Ediciones Deusto. págs. 201-224.

Escrito por Julio Dominguez G.

Julio Dominguez G.

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