ERRORES EN LA EJECUCIÓN

Plantilla blog - 2011Es difícil que la gerencia y los colaboradores dentro de las organizaciones reconozcan sus errores en la ejecución de tareas, operaciones, actividades o procesos cuando realizan su trabajo. En términos generales se aplica el dicho:

 “se ve la paja en ojo ajeno y no la viga en el propio”, ya que por lo general comentamos las carencias de otros, sean estos colectivos o personas, pero es poco común que se cultive la autocrítica. Esto es así, porque con frecuencia se carece de conocimiento y aplicación en relación a indicadores, estándares o referentes de actuación que nos permita definir una escala en que posicionar el desempeño, o porque se carece de referentes; realidad que se da en todo tipo de organización o parte de estas por lo que la excelencia es una aspiración o una expectativa permanente, que solo es posible mejorando integralmente.

Los errores en la ejecución tendrían su origen en la condición humana de todos los que participan en una organización por su tendencia natural a realizar el mínimo esfuerzo para emprender cualquier actividad y preferir estar en una zona de confort, comodidad o bienestar. La naturaleza humana ha sufrido una evolución en el entorno organizacional inducida por los cambios producidos en el avance de los procesos de globalización con impacto en el contexto de las organizaciones y las personas, generando un cambio de paradigma para la búsqueda de la excelencia, partiendo del reconocimiento y superación de las carencias con un enfoque hacia el aprendizaje en el entorno laboral y personal.

De acuerdo al ciclo de gestión -planificar, hacer, verificar y mejorar- el error de ejecución es posible en cada una de ellas; se produce cuando la persona a cargo no cumple una actividad u operación originando un defecto, observación, o no conformidad la cual impacta en la productividad del proceso y origina volver a realizar trabajos y desperdicios con respecto a las necesidades y expectativas de los clientes, usuarios u otras partes interesadas.

Los errores de ejecución se producen cuando las personas no cumplen las especificaciones y normas de desempeño en las tareas, operaciones, actividades o procesos generando un impacto final negativo tanto en la rentabilidad como en la reputación de la organización por el incremento de los costos y por la insatisfacción de las partes interesadas.

En la ejecución de un proceso el error es la equivocación que contraviene un criterio considerado como válido, en las organizaciones tales criterios se encuentran en las regulaciones incorporadas en la requisitos legales y reglamentarios de la normatividad nacional e incluso internacional y en las especificaciones referidas a los clientes internos y externos, incorporadas en los modelos de calidad y demás políticas, planes y normas dirigidas a las partes interesadas internas y externas. Es así que los errores se pueden generar por una falta de compresión dando como cierto lo que tiene apariencia de verdad pero que no los es, por incompetencia, negligencia o descuido, o porque los aspectos emocionales de la persona inducen a juzgar precipitadamente.

En las organizaciones, una deficiente gestión puede crear un ambiente propicio para que la gerencia y sus colaboradores tomen caminos equivocados transmitiéndolo a toda la organización, tal es el caso de la falta de experiencia, falta de enfoque por no definir adecuadamente la misión institucional, mal manejo de inventarios y recursos; que puede llevar a toma de decisiones equivocadas que a su vez puede dar origen a desperdicios y despilfarro; igual sucede por fallas en el proceso de delegación cuando no existen mecanismos de supervisión. Asimismo, los comportamientos de las personas originan errores; entre ellos se identifica la negatividad creando un ambiente de trabajo desfavorable para obtener resultados; mantener el statu quo de las cosas sin motivar el cambio necesario ya que ser proclive al cambio favorece los resultados; dejar de visualizar el contexto y los riesgos favorece al error porque no se sabe la realidad que nos rodea ni los riesgos que enfrentamos al decidir las cosas.

La rigidez en la aplicación de políticas, dado que la ejecución de acciones requiere cierto grado de flexibilidad para que los colaboradores apliquen su propio conocimiento con un margen de autonomía teniendo en consideración la dignidad de la persona; también se corre riesgo cuando se aplican la normas en forma rígida; la carencia o deficiencia en la documentación y registros de los procesos favorece la falta de conocimiento, ya que los ejecutores deben saber lo que hacen, por qué lo hacen y qué se espera de ellos; no escuchar a los colaboradores en relación a las tareas encargadas puesto que ellos tienen el conocimiento de su propio trabajo -característica de la sociedad de la información- y pueden aportar ideas de mejora al respecto; de allí que es básico que la gerencia se rodee de personal competente que hagan las cosas bien minimizando los errores -se necesita personal capacitado a todo nivel para que los errores por falta de competencia disminuyan-. Otro elemento que propicia errores en la organización es contar con una estructura centralizada que limita la autonomía del personal por la existencia de una deficiente delegación siendo claro que “el que mucho abarca poco aprieta”. La falta de control por falta de una adecuada revisión de los procesos es otra fuente de error desde la gerencia, dado que impide la identificación de tales errores y sus causas limitando al mínimo el proceso de mejora.

En la ejecución se cometen muchos errores y si bien es cierto, se aprende de ellos, es conveniente saber en qué errores se incide con mayor frecuencia para identificarlos y resolverlos, teniendo en cuenta la causa real que los origina. Los errores se comenten en cualquier fase de la gestión sobre todo en la ejecución.

En cuanto a las personas, igualmente se identifican fuentes de error tal es el caso de hacer generalizaciones donde a partir de algunos casos particulares se aplican a todo un conjunto sin fundamento suficiente; es decir que a partir de unos pocos casos dentro de la organización se toman decisiones que podrían llevar a error porque se estaría forzando la comprensión del contexto. Otro caso es el uso de fórmulas verbales que ocasiona una toma de posición de base emotiva carente de fundamento pasando por alto principios de gestión o el conocimiento generalmente aceptado tal es el caso de la expresión “las reuniones son una pérdida de tiempo”, cuando bien se sabe que las reuniones que cumplen los requisitos son la base de la coordinación entre las personas y del trabajo en equipo; sucede también cuando consideramos la imposibilidad de hacer algo solo porque nuestra inteligencia no tiene la posibilidad de entrar en alguna cosa; también al considerar que las cosas son una secuencia del tiempo en que suceden atribuyendo su razón de ser a ello, olvidando que hay posibilidad de encontrar atajos para obtener resultados.

Las actitudes y comportamientos personales de las personas también son fuente de error. Así el uso de un lenguaje ambiguo pude generar error, si no se aplica con precisión; asimismo los prejuicios, la falta de educación, una cultura negativa inducida y la precipitación al juzgar la falta de conocimiento y de aprendizaje cuando se quiere resolver rápidamente sin atenerse a las limitaciones propias; a esto incide igualmente la torpeza y la cortedad de inteligencia; sobrevalorar la autoridad restringiendo la autonomía. Por otra parte, el ejercicio autónomo de la voluntad como característica humana es fuente de error cuando se actúa precipitadamente, por inclinaciones perversas, malos habitos acumulados, espíritu de contradicción por todo, falta de inclinación a la verdad y precipitación al juzgar.

El error es un componente que acompaña al ser humano para su mal, de allí la necesidad de prestarle atención a no errar comprendiendo la dificultad para hacerlo y superarlo de forma tal de alcanzar la verdad como una aspiración al igual que la excelencia a través de la mejora.

Escrito por Julio Dominguez G.

Julio Dominguez G.

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