GERENTE MULTITAREA

Plantilla blog - 2108Es deseable para la organización que todos aquellos que se ubican en una posición jerárquica o como dueño de proceso se mantengan sobre la visión y misión, propósito, estrategia, estructura y cultura de la organización durante el desempeño de su labor diaria; sea para resolver problemas, optar por una oportunidad de mejora, centrarse en las cosas que ya funcionan o mejorarlas en relación a las actividades u operaciones de los procesos y la asignación de recursos humanos y materiales según las responsabilidades que le toca, mostrando talento y compromiso.

 Hay muchas formas de resolver problemas y de aportar para generar oportunidades de mejora; la determinación del mejor enfoque dependerá de la situación, experiencia, conocimiento, actitud del gerente y del problema/oportunidad a considerar. Todo lo que se haga en tal sentido será trabajando en paralelo una o más tareas sobre la marcha sin “dejar para mañana lo que puedas hacerse hoy”; las cosas complejas serán delegadas a unidades o especialistas y demorarán algo para contar con alguna información más amplia sobre qué decidir. En este sentido, el trabajo del gerente es multitarea porque trabajará simultáneamente con varios problemas a la vez, pero sabiendo que debe poner todos los sentidos cuando se atiende cada una de ellas.

No son pocos los casos observados donde algunos gerentes, abrumados con la cantidad diaria de decisiones que le son demandadas simultáneamente, optan por dejarlas “para mañana” en el mejor de los casos o para “pasado mañana” o esperando que se olviden del tema porque no sabe o no le interesa arriesgar en una decisión; para este tipo de gerentes  el lugar perfecto es el “último cajón del escritorio” o el “archivo del sistema”; no importa la insatisfacción que cause a otros; y no solo eso, sino el aumento de niveles de tensión y estrés entre los involucrados en todos los niveles de la organización. No estaría demás recomendar procesos de revisión que consideren la velocidad de decisión de los gerentes ya que influye en la satisfacción de los clientes internos y externos, y por lo tanto, también en la reputación de la organización.

Las decisiones a lo que nos referimos aquí son aquellas que se toman en forma instantánea, lo que significa que los gerentes tienen que dominar los requisitos legales y reglamentarios vinculantes y los requisitos del cliente alineados directamente o indirectamente con sus propias responsabilidades; la naturaleza de tales decisiones determinará el concurso e intensidad de participación de su equipo de trabajo. Básicamente se requiere estar bien informados a través de datos a obtener, amigos de quienes aconsejarnos o experiencias personales pasadas que nos puedan dar un poco de perspectiva: por sobre todo queremos tomar la decisión correcta.

De la manera como el gerente enfrenta estos desafíos determinará el éxito o fracaso en su desempeño ya que los problemas y las oportunidades de mejora se presentan de muchas formas e impactan en los diversos niveles de la organización por lo que se requiere del dominio en forma inconsciente de ciertos métodos alguno de los cuales serán descritos a continuación.

Uso de la lógica para llegar a una conclusión de tal forma de dividir el asunto usando un proceso de eliminación hasta que quede la causa raíz del problema; utilizando sistemáticamente la secuencia: definir el problema, desarrollar un plan, ejecutar el plan y evaluar resultados; mientras no haya respuesta se repite del segundo al último paso de la lista. Recordemos que el ejercicio deberá hacerse mentalmente ya que no estamos hablando de soluciones de gabinete; pero podemos ayudarnos con tablas y gráficos.

Otra forma que nos ayuda a resolver problemas y seleccionar oportunidades es la lluvia de ideas que consiste en conversar con las personas; aquellas que consideramos competentes porque tienen las habilidades, la experiencia y la información a la mano; que actualmente se ve facilitado por contar con TIC y las redes sociales. Al igual que en las otras metodologías no se puede resolver un problema/oportunidad a menos que primero se defina el problema y se haga un plan. Conversar a partir de ideas seleccionadas hace que las ideas surjan; estas se escuchan, se discuten y son usadas como base para encontrar la causa y su solución; poner las ideas sobre el tapete y dejar que la gente opine, y luego, escuchar y analizar. Muchas veces, se partirán de las pequeñas ideas que aportan los interlocutores ya que todos aportamos con pequeñas ideas, las que al unirlas posibilitan un plan mucho más sólido para continuar. Se hará un esquema de plan siguiendo pasos concretos a seguir lo que permitirá hacer la definición del problema/oportunidad y sus objetivos, analizar el impacto interno y externo y tener una visión clara de lo que se quiere lograr. De allí se visualizan y se evalúan los impactos para optar por lo más conveniente.

Como se ve hay muchos enfoques para resolver un problema y seleccionar oportunidades de mejora. Tal vez, uno de los enfoques más importantes para resolver cualquier problema, es el de la investigación científica adaptado a un pensamiento intuitivo. Básicamente se inicia con la definición y propósito del problema/oportunidad, le sigue la acumulación de los antecedentes de cómo otros lo  abordaron y la información vinculante así como la colección de datos que nos llevan a establecer una situación dada o la causa raíz del problema/oportunidad; luego,  siguen los pasos comunes observados en los métodos anteriores: definir un plan; probar el plan y evaluarlo; aun hipotéticamente ya que estamos trabajando alrededor de decisiones rápidas y no un trabajo de gabinete.

Cada persona hará uso de su propia metodología para tomar decisiones rápidas; al final lo que se quiere es que las cosas mejoren en la organización; no solo resolver problemas sino superarlos y mejorar; aunque no se detecten fallos. La idea es favorecer el desarrollo del hábito de la superación permanente; concentrarnos solo en los fallos querrá decir que solo aspiramos a que las cosas permanezcan más no que mejoren; para esto se requiere creatividad y capacidad para el desarrollo de nuevos conceptos; no solo como parte de un equipo especializado sino en la posición de un gerente que toma múltiples decisiones sobre la marcha y casi de forma inconsciente.

Sin embargo, los métodos expuestos se orientan a una toma racional de decisiones, pero lo que se requiere es un equilibrio entre instinto y toma racional porque tomamos decisiones a lo largo del día, pero muchas de ellas tienen una motivación emocional; raramente llegamos a tener todos los datos que requerimos, generalmente, por ejemplo el 80% es excesivo, aún con 30 % puedo tomar decisiones acertadas.

Tradicionalmente se asegura la obtención de objetivos por aproximaciones sucesivas en la ejecución lo que normalmente denominamos ensayo error; otra forma es mantener la eficacia desde el diseño y retroalimentar este para mejorar, asegurando el éxito desde el principio.

Escrito por Julio Dominguez G.

Julio Dominguez G.

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