GESTION DEL TIEMPO

Plantilla blog - Gestion del tiempoLa gestión del tiempo es una habilidad que los gerentes tienen que desarrollar sobre todo teniendo en consideración el mundo cambiante en que vivimos; no solo como parte del cargo que se desempeña, sino también para administrar el tiempo de los colaboradores; la falta de tiempo es una de las justificaciones más utilizadas para postergar el cumplimiento de los plazos o asumir mayores responsabilidades por parte de colaboradores, que por supuesto no forman parte del talento de la organización. El tiempo es una variable que quisiéramos dominar, de allí la importancia de aumentar la capacidad de mejora de la gestión del tiempo.

El uso del tiempo por los gerentes dependerá de la naturaleza de su trabajo, que al final es la causa raíz de la forma como distribuyen mejor su tiempo y de los problemas que involucra. Es así, que los gerentes tienen un trabajo con un ritmo muy exigente, con actividades breves, variadas y discontinuas; con una orientación decididamente dirigida a la acción. Al mismo tiempo, además de las excepciones que se les presentan en cualquier momento, desempeña cierto número de actividades regulares como reuniones, negociaciones y el procesamiento de información para articular los diversos aspectos de la organización con el contexto. Sus comunicaciones son cortas usando correo electrónico, whats App y el celular independientemente del lugar en donde se encuentre. Todo ello programado en sus propias mentes, por lo que sus decisiones por lo general son intuitivas, asediados constantemente por presiones del trabajo; por lo general trabaja en exceso por la gran cantidad de tareas fragmentadas y superficiales que realiza. El propósito de la gestión del tiempo es asegurarse que se completen las tareas más importantes en la jornada de trabajo.

De lo anterior, se puede establecer en términos generales que los gerentes tienen actividades estructuradas y no estructuradas. Las actividades estructuradas serían aquellas permanentes y que se dan día a día, tales como: atender comunicaciones escritas, desarrollar informes, tener reuniones programadas, asistir a ceremonias protocolares y todo aquello susceptible de ser agendado. Las actividades no estructuradas son las que se presentan durante el día tales como: atender a diferentes personas que lo solicitan, recibir llamadas telefónicas, contestar comunicaciones escritas y otros de carácter aleatorio.

En tal sentido, las actividades estructuradas son las que marcarán la pauta y determinarán los hábitos de los gerentes. Generar buenos hábitos implica orientarse hacia un orden que sea repetitivo, lo que facilitaría que los eventos no estructurados se inserten ordenadamente dentro de aquellos que se van dando a través del día. De no existir orden, las actividades estructuradas brillarán por su ausencia y todas las tareas serán aleatorias, con lo cual se genera el desorden en el actuar del gerente y esto repercutirá en las relaciones con sus colaboradores y el efecto será que le falte tiempo para todo. Los hábitos de orden en el trabajo llevarán a tener un orden en el uso del tiempo con consecuencias positivas en los colaboradores para la eficiencia y eficacia en la organización. Dentro de tal orden las excepciones se administran de forma tal que los eventos salgan tiempo.

De acuerdo al marco de trabajo mencionado anteriormente el uso efectivo del tiempo pasa por categorizar las actividades, agendar lo prioritario y enfocar el uso diario del tiempo.

La mejora de la productividad en el uso del tiempo corresponde a ejecutar muchas tareas en poco tiempo lo cual es deseable, pero se logra con esfuerzo en generar hábitos de uso del tiempo productivo. Se parte de tener una idea clara de lo que la organización espera de nosotros analizando las tareas que debemos llevar a cabo para alcanzar los objetivos deslindando cuáles son de nuestra competencia y cuáles corresponde a otras personas, de tal forma de delimitar el campo de nuestra competencia. A continuación, corresponde determinar el tiempo que asignamos a cada actividad que nos corresponde ejecutar para medir el tiempo que invertiremos en cada tarea o actividad, de esta manera no excederemos la jornada de trabajo; en algunos casos nos llevará a fraccionar en determinado número de días las actividades a realizar hasta alcanzar la meta propuesta. Al mismo tiempo estaremos al pendiente de identificar aquellos hábitos que disminuyen nuestra efectividad, como, por ejemplo, insistir en hacer consultas por no asumir la responsabilidad en la toma de decisiones intermedias que generan atrasos en el resultado final. Ahorraremos tiempo si agrupamos tareas por afinidad y franja horaria, por ejemplo al inicio de las jornadas en la mañana, tarde o noche, atender el despacho que llega permanentemente a la bandeja del trámite documentario, a continuación atender los correos electrónicos o whats App, alternando con la atención de reuniones establecidas y otras no programadas, para continuar con el desarrollo de informes y así hasta completar la jornada y día tras día asignando un orden por diferentes tipos de actividades. En la medida de lo posible asignar un tiempo a cada tarea hasta generar un tiempo establecido. Es necesario que cada cierto tiempo se asigne para descansar, tomar un tiempo en pie o caminar. Iniciar un nuevo tramo revisando lo que nos faltó resolver en el tramo anterior y así continuar con tareas estructuradas y no estructuradas; el resultado será que al final del día se ha cumplido con todos los pendientes; dejando lo que se ha fraccionado como parte del programa de trabajo del día siguiente. En forma permanente analizar qué se ha podido delegar y qué no, por no corresponder a nuestro puesto de trabajo nos está causando atraso; dejar este tipo de actividades nos llevará a agilizar la carga y llegar al final de la jornada en forma aligerada.

Una forma efectiva de manejar los tiempos es estar atento a los imprevistos tratando de derivarlos donde corresponden. Todo este sistema funcionará de manera rutinaria si lo adoptamos como hábitos de trabajo durante todos los días.

El ahorro del tiempo se dará dejando la redacción de documentos para lo imprescindible y la lectura a través del uso de la lectura rápida; mantener el orden de los documentos en el caso de que sean físicos y mejorar ello con el uso digital, que nos evita el desorden y el archivamiento.

En resumen, la gestión del tiempo mejorará progresivamente en la medida que mejora la disciplina personal y los hábitos de orden en la ejecución de las actividades.

Escrito por Julio Dominguez G.

Julio Dominguez G.

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