VER Y TRABAJAR EN SISTEMAS

Sistema-emprendedores_ELFIMA20130118_0030_1Continuamente se hace mención a procesos en una organización y esto nos lleva a considerar la gestión como un sistema, ya que identificar, comprender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema; contribuye a la eficacia y a la eficiencia en el logro de objetivos organizacionales por lo que es indispensable desarrollar habilidades de ver y trabajar en sistemas.

Dentro de la organización, un sistema es un conjunto de procesos que origina su totalidad y forma, de la interacción continua de sus partes; así un sistema de información y comunicación está integrado por  los procesos de TI referidos a la gestión de la infraestructura de TI, la gestión de los servicios de TI y la gestión de gobierno de TI, concretándose en un catálogo de TI; un sistema de calidad es integrado por procesos de políticas, objetivos, planificación, control, aseguramiento y la mejora, concretándose en una matriz de indicadores, todos relativos a la calidad como grado en que un conjunto de características vinculadas a la organización, se cumplen.

Los sistemas se definen por el hecho de que sus elementos tienen un propósito común y se comportan en forma alineada por estar relacionados entre sí para una finalidad. Una estructura sistémica se va construyendo en la organización según se identifican y aplican los procesos, integrándose a un sistema único de gestión los sistemas específicos que la conforman; se irán agregando de acuerdo a una priorización en función de una mejora efectiva de la organización.

Hay muchas formas viables de pensamiento sistémico adaptable a las formas de pensar de las personas y esto mismo sucede en las organizaciones; el propósito del presente documento es visualizar cinco formas de mirar los sistemas en una organización vinculándolas con la gestión:

Una organización puede verse como un sistema abierto que transforma armónicamente recursos humanos y materiales según el contexto en el que actúa, generando al mismo tiempo un cambio que busca mantener su capacidad adaptativa. Si los recursos no son gestionados en un ambiente contenedor y la organización presta atención desproporcionadamente a un solo tipo de recursos disminuirá su capacidad de operar de otros recursos, generando falta de sostenibilidad e integración. Esto también puede ser aplicado a la información ya que cuando no es racionalizada puede duplicar o malograr el trabajo de los demás.

Una segunda forma de ver una organización es como un sistema social; una organización existe para proveer trabajo, sustento y categoría social digna a sus miembros, por tanto hay que entender como influencia el sistema en el potencial de cada uno de sus miembros. Se pueden identificar dentro de este sistema social a los grupos por unidad operativa y cómo interactúan con otras unidades operativas y comparten la información entre sí. Asimismo, observando la dinámica de los grupos informales dentro de la organización influenciando los comportamientos y actitudes que forman la cultura organizacional vigente que dan forma a sus interacciones; estas pueden ser tangibles como las normas, roles o programas de incentivos o, intangibles como poder, orgullo, lealtad y otros valores; una expresión del personal que dice “no tengo poder” puede ser una descripción de su papel y posición dentro de la organización.

Una tercera y cuarta forma de ver una organización es como flujo de información y sistemas, programas y procesos; reconociendo que la información fluye libremente de modo que se puede reacomodar como flujo de actividades de la organización dando origen a los sistemas, programas y procesos, los que se concretan en manuales de procesos que incluyen flujogramas para cada proceso facilitando las reestructuraciones internas como reingenierías resultando en diseños de programas y sistema. Al igual que los softwares se prueban una y otra vez eliminando los defectos y se rediseñan en forma continua en forma participativa retroalimentando los problemas influyendo en el diseño global aportando a su necesaria flexibilidad. La meta es alcanzar una mejor comprensión de los procesos existentes comparándolos con una propuesta mejorada.

Una quinta forma de ver una organización es como un sistema vivo; allí se ve a la organización como es realmente en un mundo cambiante e interconectado de relaciones interactuantes en las cuales “el orden surge naturalmente del caos sin ser controlado”. Teóricamente se supone que los grupos humanos, proceso y actividades se organizan por sí mismas y sin que nadie controle el flujo de información al modo de una inteligencia colectiva. La organización como un sistema vivo descansa en el diálogo y otras formas de conversación reflexiva y fundamentada; ello tiene que ver con la identificación de los aspectos de la organización que permanecen constantes en medio del fluir de las personas, información y trabajo sobre los valores, modos de actuar o creencias habituales que refuerzan su identidad vista desde lo interno y reforzada con la ayuda de clientes y otros grupos de interés externos. Un elemento clave para ver un funcionamiento organizacional como sistema vivo es identificar las personas que realmente pertenecen al sistema así por ejemplo ¿Se podría considerar a un trabajador recién contratado como parte de la organización? Igualmente habría que identificar el propósito real de la organización y su futuro deseable; de quien sabe la visión y si la comparte con los demás miembros de la organización, teniendo en cuenta que la organización se adaptará como un sistema vivo si posee una identidad propia, de tal forma de no tener que decir para hacer. Un ejemplo se observa en una organización que ha hecho del valor de la austeridad y frugalidad un comportamiento generalizado; como consecuencia se aprecia un actuar de memoria en los miembros de la organización observada externamente respecto al manejo de los recursos.

Cada una de las cinco formas de ver sistemas tienen su propio valor pero en la práctica todas se complementan entre sí facilitando ver las causas de los problemas y la adaptación al cambio desde diversas ópticas dentro de la organización.

DATOS BIBLIOGRÁFICOS

Senge P. et al. (1999) La danza del cambio. Robert Ch. Kleiner A. Cinco tipos de pensamiento sistémico. Colombia: Editorial Norma. ps 123- 133.

Escrito por Julio Dominguez G.

Julio Dominguez G.

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